Microsoft Word এর ফাইল (File) মেনু হচ্ছে প্রথম মেনু। এই মেনুর মাধ্যমে আমরা নতুন ফাইল তৈরি করা, ডকুমেন্ট সেভ (Save) করা, সেভ করা ফাইল ওপেন করা, ফাইল ক্লোজ (Close) করা, ডকুমেন্ট প্রিন্ট প্রিভিউ দেখা, ডকুমেন্টের পেজের সাইজ মার্জিন ইত্যাদি নির্ধারণ করা, প্রিন্ট করা হয়ে থাকে।
Microsoft Word ফাইল মেনুতে বিভিন্ন অপশন রয়েছে যা নিম্নলিখিতগুলি অপশন হতে পারে:
- New: নতুন একটি ডকুমেন্ট তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়।
- Open: একটি পূর্ব তৈরি ডকুমেন্ট খুলতে ব্যবহৃত হয়।
- Save: একটি ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়।
- Save As: একটি ডকুমেন্ট নতুন নামে সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়।
- Print: একটি ডকুমেন্ট প্রিন্ট করতে ব্যবহৃত হয়।
- Share: ডকুমেন্ট অন্যদের সাথে ভাগ করতে ব্যবহৃত হয়।
- Export: ডকুমেন্ট একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাটে করতে ব্যবহৃত হয়।
- Close: ডকুমেন্ট বন্ধ করতে ব্যবহৃত হয়।
- Account: Microsoft অ্যাকাউন্ট এবং সংযোগ বিকল্প পরিচালনা করতে ব্যবহৃত হয়।
- Options: Microsoft Word সেটিংস পরিবর্তন করতে ব্যবহৃত হয়।
- Exit: Microsoft Word এ্যাপ্লিকেশন বন্ধ করতে ব্যবহৃত হয়।
ওয়ার্ড এ নতুন ফাইল খোলার নিয়ম (New)
Microsoft Word এ নতুন একটি ডকুমেন্ট তৈরি করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সফটওয়্যার খুলুন।
- স্ক্রীনে আপনি সামনে দেখতে পাবেন নতুন একটি ডকুমেন্ট তৈরি করার অপশন "Blank Document"। এই অপশনে ক্লিক করুন।
- আপনি যদি আগে থেকে কোনো টেম্পলেট ব্যবহার করতে চান, তাহলে "New from template" অপশনে ক্লিক করুন। এরপর আপনি যে কোন টেম্পলেট নির্বাচন করতে পারেন।
- আপনি যদি আরো একটি নতুন ফাইল খুলতে চান তাহলে "File" মেনু থেকে New তে ক্লিক করেন "Blank Document"। এই অপশনে ক্লিক করুন। আর যদি কোনো টেম্পলেট ব্যবহার করতে চান, তাহলে "New
from template" অপশনে ক্লিক করুন।
কী-বোর্ডের শর্টকাট (Ctrl+N)
এইভাবে আপনি একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারবেন।
ওয়ার্ড এ আগের/পূর্বের ফাইল খোলার নিয়ম (Open)
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সফটওয়্যারে একটি পূর্ব তৈরি ডকুমেন্ট খুলার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি করুন
- "File" মেনু থেকে "Open"
বা "Ctrl+O" কী চাপলে ডকুমেন্ট খুলা যাবে। এর পর আপনি কম্পিউটারের হার্ড ড্রাইভ বা কোন একটি ফোল্ডার থেকে ডকুমেন্ট নির্বাচন করতে পারেন।
- ডকুমেন্ট নির্বাচন করার পরে "Open" বাটনে ক্লিক করুন। আপনি একইভাবে কিছু ডকুমেন্ট নির্বাচন করতে হলে "Ctrl"
কী বা "Shift" কী ব্যবহার করতে পারেন।
- নির্বাচিত ডকুমেন্ট সঠিকভাবে খোলা হলে, আপনি এখন ডকুমেন্টে সম্পাদনা করতে পারেন এবং এটি চাইলে আবার ইডিট করতে পারবেন।
কী-বোর্ডের শর্টকাট (Ctrl+O)
ওয়ার্ড এ ফাইল সেভ/সংরক্ষণ করার নিয়ম (Save)
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সফটওয়্যারে একটি ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- প্রথমে আপনার সম্পাদিত/লিখিত ডকুমেন্টটি যে ফোল্ডারে সংরক্ষিত হবে তা নির্ধারণ করুন।
- "File" মেনু থেকে "Save"
বাটনটি সিলেক্ট করুন।
- সংরক্ষণ করার আগে, ডকুমেন্টের ফর্ম্যাটটি নির্বাচন করুন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের ডিফল্ট ফর্ম্যাট হল ".docx"। যদি আপনি আপনার ফাইলটি অন্য ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করতে চান তবে নতুন ফর্ম্যাট নির্বাচন করুন।
- আপনি একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ লিখতে পারেন যা ডকুমেন্ট সম্পর্কে কিছু বলে।
- "Save" বাটনে ক্লিক করুন। আপনার নির্ধারণকৃত ফোল্ডারে সংরক্ষিত হবে।
কী-বোর্ডের শর্টকাট (Ctrl+S)
ওয়ার্ড এ ফাইল নতুন নামে সেভ/সংরক্ষণ করার নিয়ম (Save As)
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সফটওয়্যারে একটি ডকুমেন্ট Save As করে নতুন নামে সংরক্ষণ করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- আপনার সম্পাদিত ডকুমেন্টটি নিয়ে কাজ করা শেষ হলে,
"File" মেনু সিলেক্ট করুন।
- "Save As" বাটনটি সিলেক্ট করুন।
- আপনি যদি নতুন ফোল্ডারে ডকুমেন্টটি সংরক্ষণ করতে চান তবে, নতুন ফোল্ডারটি তৈরি করুন।
- নতুন ফাইলের নাম লিখুন এবং নতুন ফর্ম্যাট নির্বাচন করুন যদি প্রয়োজন হয়।
- সংরক্ষণ করার জন্য "Save" বা "Save
As" বাটনে ক্লিক করুন।
কী-বোর্ডের শর্টকাট (Ctrl+Shift+S)
এখন আপনি আপনার পূর্ববর্তী ডকুমেন্টটি সেভ/সংরক্ষণ করা নতুন ফাইলে সেভ/সংরক্ষণ করেছেন। আপনি চাইলে একাধিক নাম দিয়ে একাধিক সংস্করণে আপনার ডকুমেন্টটি সেভ/সংরক্ষণ করতে পারেন।
ওয়ার্ড এ ফাইল ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার নিয়ম (Print)
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড সফটওয়্যারে একটি ডকুমেন্ট প্রিন্ট করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- আপনার সম্পাদিত ডকুমেন্টটি নিয়ে কাজ করা শেষ হলে,
"File" মেনু সিলেক্ট করুন।
- "Print" বাটনটি সিলেক্ট করুন। "Ctrl+P"
কী ব্যবহার করুন।
- প্রিন্ট সেটিংস কনফিগার করুন। আপনি যেকোনো প্রিন্টারে প্রিন্ট করতে পারেন, এবং পছন্দ অনুযায়ী আপনার পেজের লেআউট, সাইজ এবং অন্যান্য বৈশিষ্ট্যগুলি নির্বাচন করতে পারেন।
- আপনি চাইলে আপনার প্রিন্টারের সামনের "Print" বাটনে ক্লিক করতে পারেন বা "Print
Preview" বাটনে ক্লিক করে আপনার ডকুমেন্টের একটি পূর্ব দর্শন পেতে পারেন।
- আপনি প্রিন্ট করার জন্য "Print" বা "OK"
বাটনে ক্লিক করুন।
কী-বোর্ডের শর্টকাট (Ctrl+P)
ওয়ার্ড এ ফাইল ডকুমেন্ট শেয়ার করার নিয়ম (Share)
Microsoft Word এ ডকুমেন্ট শেয়ার করার জন্য নিচের নিয়মগুলো ফলো করেন
- সংশ্লিষ্ট ডকুমেন্টটি খুলুন এবং একটি স্থান নির্দিষ্ট করুন যেখানে ডকুমেন্টটি সেভ/সংরক্ষিত হবে।
- "File" মেনুতে যান এবং "Share"
বা "ভাগ করুন" অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- আপনি ডকুমেন্ট শেয়ার করার বিভিন্ন উপায় দেখতে পাবেন, যেমন "ইমেইল, ক্লাউড স্টোরেজ এবং সোশ্যাল মিডিয়া সাইটে" শেয়ার করা।
- উপযুক্ত শেয়ারিং অপশনটি সিলেক্ট করুন এবং আবশ্যক বিষয়বস্তু প্রদান করুন, যদি প্রয়োজন হয়।
- শেয়ারিং প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে "Send" বা "Share"
বাটন ক্লিক করুন।
উপরে উল্লিখিত পদক্ষেপগুলি মানুষ থেকে মানুষের মধ্যে ডকুমেন্ট শেয়ার করতে সাহায্য করবে।
ওয়ার্ড এ ফাইল ডকুমেন্ট Export করার নিয়ম (Export)
Microsoft Word এ Export করার জন্য নির্দিষ্ট ফরম্যাট ব্যবহার করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- "File" মেনুতে যান "Export"
বা "Save As" বাটনটি ক্লিক করুন।
- একটি ডায়ালগ বক্স আপ হবে। এখানে আপনি একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাট বেছে নিতে পারেন।
- যদি আপনি নির্দিষ্ট ফরম্যাট না বেছে থাকেন তবে আপনি ফাইল টাইপ বাক্স থেকে একটি বিকল্প বেছে নিতে পারেন।
- একবার আপনি ফরম্যাট নির্বাচন করলেন, আপনার ফাইলের নাম লিখুন এবং "Save" বা "Export"
ক্লিক করুন।
- আপনি একটি ডকুমেন্ট এক্সপোর্ট করে ফোল্ডারটি সেভ করতে পারেন।
সাধারণত, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট বিভিন্ন ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করতে পারে, যেমন PDF, টেক্সট, এক্সেল, এবং অন্যান্য। Microsoft Word এ Export মেনুটি ব্যবহার করে একটি ডকুমেন্ট নির্দিষ্ট ফরম্যাটে রূপান্তর করা যায়। কয়েকটি প্রচলিত ফরম্যাট যা এক্সপোর্ট করা যায় তা হল:
- PDF: একটি পেজ একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাটে প্রিন্ট করা হয় যা প্রচলিত পড়ার জন্য ব্যবহৃত হয়।
- Rich Text Format (RTF): সাধারণত লেখকরা লেখার পরে এই ফরম্যাটে সংরক্ষণ করে তাদের লেখা বিভিন্ন অনলাইন প্ল্যাটফর্মে প্রকাশ করে।
- Plain Text: একটি টেক্সট ফাইলে লেখা লেখার সাথে সাথে এক্সপোর্ট করা যায়।
- Web Page (HTML): একটি ওয়েব পেজের জন্য আবিষ্কৃত ফরম্যাট যা ওয়েব পেজ দেখানোর জন্য ব্যবহৃত হয়।
ওয়ার্ড এ ডকুমেন্ট বন্ধ করার নিয়ম (Close)
Microsoft Word এ ডকুমেন্ট বন্ধ করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- "File" মেনুতে গিয়ে "Close"
বাটনটি ক্লিক করতে পারেন।
- ডকুমেন্ট বন্ধ করার আগে নিশ্চিত হতে হবে যে সমস্ত নির্দিষ্ট কাজ সম্পন্ন হয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সেভ করেছেন কি না, এবং আপনি কি একটি ডকুমেন্ট সম্পাদনা করছেন কি না তা নিশ্চিত হতে হবে।
- সমস্ত পরিবর্তন সেভ/সংরক্ষিত না হওয়া থাকলে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড আপনাকে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষিত করার জন্য একটি পরামর্শ দেবে। যদি আপনি পরিবর্তনগুলি সংরক্ষিত না করতে চান তবে "Don't Save" বাটনটি ক্লিক করুন।
কী-বোর্ডের শর্টকাট (Ctrl+W)
ওয়ার্ড এ ফাইল বন্ধ করার নিয়ম (Exit)
Microsoft Word এ ফাইল বন্ধ করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- উপরের বামপাশে রয়েছে একটি "X" আইকন। আপনি সেই আইকনে ক্লিক করতে পারেন যা ডকুমেন্ট বন্ধ করবে। আপনি এছাড়াও "File"
মেনুতে যেতে পারেন এবং "Close" বা "Exit"
বাটনটি ক্লিক করতে পারেন।
- ডকুমেন্ট বন্ধ করার আগে নিশ্চিত হতে হবে যে সমস্ত নির্দিষ্ট কাজ সম্পন্ন হয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সেভ করেছেন কি না, এবং আপনি কি একটি ডকুমেন্ট সম্পাদনা করছেন কি না তা নিশ্চিত হতে হবে।
- সমস্ত পরিবর্তন সংরক্ষিত না হওয়া থাকলে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড আপনাকে পরিবর্তনগুলি সংরক্ষিত করার জন্য একটি পরামর্শ দেবে। যদি আপনি পরিবর্তনগুলি সংরক্ষিত না করতে চান তবে "Don't Save" বাটনটি ক্লিক করুন।
কী-বোর্ডের শর্টকাট (Alt+f4)
বি.দ্র: আমরা ডকুমেন্ট বন্ধ করলেও ওয়ার্ড এ অবস্থান করি কিন্তু আমরা যখন ফাইল বন্ধ করি তখন আমাদেরকে ওয়ার্ড থেকে সর্ম্পুনরুপে বের করে দেয়।
ওয়ার্ড এ info এর ব্যবহার (Info)
(১) Microsoft
Word এ প্রটেক্টেড ডকুমেন্ট তৈরি করার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন
- প্রথমত, আপনার ডকুমেন্টটি খোলুন এবং "File" মেনুতে যান।
- এখন "Info" সেকশনে যান এবং "Protect
Document" বা "Protect
Workbook" বা "Protect
Presentation" বাটনটি ক্লিক করুন।
- একটি ড্রপডাউন মেনু অনুষ্ঠিত হবে যেখানে আপনি একটি পছন্দমত প্রটেকশন মোড নির্বাচন করতে পারেন। কিছু বিকল্প যা আপনি নির্বাচন করতে পারেন সেখানে ইনক্রিপশন এবং পাসওয়ার্ড নির্বাচন করা যেতে পারে।
- আপনি ডকুমেন্টটি ইনক্রিপ্ট করতে পারেন, এমনকি একটি পাসওয়ার্ড দিয়ে এটি প্রবেশ করতে পারেন। আপনি একটি পাসওয়ার্ড নির্বাচন করার জন্য একটি নতুন পাসওয়ার্ড লিখুন এবং "OK" বাটনটি ক্লিক করুন।
- প্রটেক্ট ডকুমেন্ট সফলভাবে সেট করার পরে, সেটিংস কে সংরক্ষণ করার জন্য "Save" বাটনে ক্লিক করুন।
(২) Microsoft
Word এ "Inspect
Document" সেকশনটি হলো একটি সুযোগ যা আপনাকে আপনার ডকুমেন্টে বিভিন্ন সম্ভাব্য সমস্যা খুঁজে বের করতে সাহায্য করে। এই সেকশনটি ব্যবহার করে আপনি আপনার ডকুমেন্টের কিছু বিশেষ বিষয় পরীক্ষা করতে পারেন যা আপনি সেভ করেছেন কিংবা শেয়ার করার আগে। আপনি নিম্নলিখিত কাজগুলি করে "Inspect
Document" ব্যবহার করতে পারেন:
- ডকুমেন্টে যেসব বাক্য শুদ্ধভাবে না লেখা হয়েছে তা পরীক্ষা করতে পারেন।
- ডকুমেন্টে যেসব ব্যক্তিগত তথ্য সংযুক্ত আছে তা পরীক্ষা করতে পারেন।
- ডকুমেন্টে যেসব প্রকারের ফাইল সংযুক্ত আছে তা পরীক্ষা করতে পারেন।
- ডকুমেন্টে কোনও মেটাডাটা বা গোপন তথ্য আছে কি না তা পরীক্ষা করতে পারেন।
- ডকুমেন্ট প্রটেকশন সম্পর্কিত সমস্যার ক্ষেত্রে পরীক্ষা করতে পারেন।
(৩) Microsoft
Word এ "Manage
Document" বা ডকুমেন্ট পরিচালনা সেকশনটি ব্যবহার করে আপনি আপনার ডকুমেন্টে বিভিন্ন সম্পদ বা বৈশিষ্ট্য যোগ করতে পারেন। এছাড়াও আপনি আপনার ডকুমেন্ট সম্পাদনার পর এটি ব্যবহার করে আপনার ডকুমেন্ট পরিবর্তন হতে থাকছে কিনা তা দেখতে পারেন। নিম্নলিখিত কাজগুলি করে আপনি "Manage
Document" সেকশনটি ব্যবহার করতে পারেন:
- আপনি আপনার ডকুমেন্টে বিভিন্ন ধরনের সম্পদ সংযুক্ত করতে পারেন, যেমন সংযুক্তি, চিত্র, টেবিল এবং অন্যান্য।
- আপনি একটি ডকুমেন্ট বা একটি পৃষ্ঠার অংশকে একটি পরিচালিত এলাকার মতো করতে পারেন এবং এটি সম্পাদনা করতে পারেন।
- আপনি ডকুমেন্টের কোনও অংশকে লক করতে পারেন যাতে অন্যান্য ব্যবহারকারীরা সেই অংশ সম্পাদনা করতে না পারেন।
- আপনি একটি স্পেলিং এবং গ্রামার চেক করতে পারেন।
উপরের আলোচনা কেমন লাগলো অবশ্যই আপনারা নিচে কমেন্ট করে জানাতে পারেন ধন্যবাদ। আমাদের আলোচনা আপনার ভালো লাগলে প্লিজ অন্যের সাথে শেয়ার করতে ভুলবেন না । আর আমাদের সাথে কানেক্ট থাকতে এবং রেগুলার পোষ্ট আপডেট পেতে আমাদের ফেসবুক পেজে লাইক দিন। নতুন নতুন ভিডিও পেতে Subscribe করুন আমাদের ইউটিউব চ্যানেল ।
